Immer mehr Gesetze und Vorgabe, schnellere Produktlebenszyklen, starker Wettbewerb und steigende Komplexität der IT-Anwendungen machen es schwer, den organisatorischen Überblick zu behalten und die beste Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Zwar sind in vielen Fällen die Dokumente bereits irgendwie und irgendwo digital erfasst oder vorhanden, dennoch haben Manager nicht selten das ungute Gefühl, sie könnten etwas besser, anders, effizienter gestalten.

Ich habe das Gefühl, dass ….

… unsere Prozesse unklar und nicht optimal sind.

… wir auf Kundenanfragen schneller reagieren müssten.

…. wir den gesetzlichen Bestimmungen nicht gerecht werden.

… wir oft wichtige Dokumente nicht finden oder erst nach langem Suchen.

… unsere Daten nicht wirklich sicher sind.

…. unsere Kollegen besser kooperieren könnten.

…. nicht immer klar ist, wozu manche Abläufe gut sind und ob sie gut sind.

…. unser Dokumenten-Handling zu teuer ist.

…. unklar ist, wer genau zuständig ist.

• Bestandsaufnahme
  Um zu erfahren, in welchem Zustand sich eure Dokumentensituation befindet, ist der erste Schritt eine umfassende Bestandsaufnahme. Unsere Experten kommen zu euch ins Haus und führen ausführliche Interviews mit den Abteilungsleitern und Key-Usern der Fachabteilungen. Du erhältst so Aufschluss, wie dein Unternehmen organisiert ist, was gut funktioniert, aber auch wo Hindernisse im Workflow auftreten, die Zeit und Geld kosten.
• Auswertung und Konzeption
  Auf Basis der erhobenen Daten erarbeiten unsere Experten eine optimale Dokumenten- und Workflow-Struktur für dein Unternehmen, in die alle beteiligten Abteilungen eingebunden sind. Daraufhin entwickeln wir automatisierte Prozesse, die auf eure individuellen Anforderungen abgestimmt sind und die aufgedeckten Hindernisse im Arbeitsablauf beseitigen. Wir setzen hierbei modernste DMS-Tools und Hardware-Lösungen ein, die sich bereits vielfach in der Praxis bewährt haben.
• Installation und Implementierung
  Ist die Entscheidung für eine Lösung gefallen, installieren wir die nötige Hard- und Software und binden sie reibungslos in eure bestehende IT-Infrastruktur ein. Anschließend erfolgt die Implementierung der gemeinsam festgelegten Workflow-Prozesse in allen betroffenen Abteilungen. In Mitarbeiterschulungen stellen wir die neuen Abläufe und die Arbeitsweise vor. So ist von Anfang an der Mehrwert der neuen Dokumentenmanagementsystem-Lösung für alle spürbar.

Durch reibungslose Workflows und ein automatisiertes Dokumenten-Management profitieren alle Mitarbeiter eines Unternehmens von einem DMS.

• Geschäftsführung
  Du behältst stets den Überblick über alle Abläufe und Projekte in deinem Unternehmen. Alle Informationen und Dokumente befinden sich an einem zentralen Ort. Durch die erhöhte Transparenz eurer Vorgänge bist Du in der Lage, aktiv auf aktuelle Situationen zu reagieren und zeitlich Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern

• Qualitätsmanagement
  Verfahrensanweisungen, Projekthandbücher und Funktionsbeschreibungen werden in der Dokumenten-Management-Lösungen optimal strukturiert abgelegt und wiedergefunden. Darüber hinaus unterstützt euch unser DMS während des gesamten Lebenszyklus eurer Dokumente; angefangen bei der Erstellung, Veröffentlichung und Versionierung, bis hin zur rechts- und revisionssicheren Archivierung
• Personalwesen
  Durch die Digitalisierung eurer Personaldokumente und -abläufe habt ihr jederzeit schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Egal ob Bewerbungsunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen – ihr behaltet den Überblick. Elektronische Workflows unterstützen euch bei der Bearbeitung von Dokumenten und eine individuell konfigurierbare Rechtevergabe stellt sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf ihre Personalunterlagen haben.
• Buchhaltung
  Das zentrale Dokumentenarchiv garantiert jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen befinden sich immer dort, wo sie hingehören. Der Rechnungseingangsworkflow unterstützt euch bei der Erfassung, Prüfung und Freigabe Ihrer Rechnungen. Virtuelle Stempel ermöglichen euch und den Prozessbeteiligten eine schnelle und reibungslose Kommunikation.
• Einkauf
  Ihr habt den Überblick über eure gesamte Einkaufskommunikation. Jeglicher Beleg, von der Anfrage über Bestellung und Lieferschein bis hin zur Rechnung, ist dem entsprechenden Vorgang zugeordnet. Ihr könnt somit jeden einzelnen Schritt nachvollziehen. Auf Rückfragen eurer Lieferanten könnt ihr schneller reagieren und somit die Abwicklung beschleunigen.
• Vertrieb
  Auf einen Blick erhaltet ihr alle Informationen zu euren Verkaufsvorgängen – angefangen beim Erstkontakt bis zur Auslieferung. Durch den Einsatz von mobilen Endgeräten habt ihr darüber hinaus die Möglichkeit, auch von unterwegs auf eure Daten zuzugreifen. Eure wichtigsten Unterlagen habt ihr somit jederzeit griffbereit.
• IT/EDV
  Moderne Dokumenten-Management-Lösungen lassen sich in eure bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Eine logische und einfache Benutzer- und Dokumentenverwaltung erleichtert euch dabei die Administration. Als zentrales System für alle Unternehmensinformationen und -dokumente unterstützt es euch dabei Insellösungen abzuschaffen. Euer administrativer Aufwand verringert sich und ihr erhöht die Ausfallsicherheit.

Bei Euregio Immobilien gehen täglich viele Dokumente von externen Parteien ein. Um Prozesse zu verschnellern, wurde ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingerichtet, das den Ansprüchen der Immobilienverwaltung gerecht wird.

Dokumente spielen im Arbeitsalltag von Euregio Immobilien eine große Rolle. Aufgrund einer großen Vielzahl an täglich eingehenden Dokumenten in der Hausverwaltung war es wichtig, alle Dokumente zentral und digital abzulegen. Die große Herausforderung Bestand darin, die eigene Ordnerstruktur über alle Objekte hinweg von Beginn an nachhaltig aufzubauen. Es sollte vermieden werden, dass später größere Veränderungen vorgenommen werden müssen.

Hierbei spielten viele Punkte eine große Rolle. Was darf welcher Mitarbeiter sehen und bearbeiten? Wie kann die jährliche Belegprüfung der Eigentümer einfach und strukturiert ablaufen?

Durch den kostenlosen Testzeitraum von Docbox® konnten vorab bereits einige Dinge getestet werden. Deshalb war schnell klar, dass der Einsatz des DMS auf die individuellen Anforderungen der Hausverwaltung eingegangen werden kann. Bei Bedarf kann das DMS um weitere Elemente erweitert und damit weiter individualisiert werden.

Bisher wurde bei Euregio Immobilien mit viel Papier gearbeitet. Alle Dokumente wurden in Ordnern abgelegt. Der Zugriff von Mitarbeitern war damit eingeschränkt. Das hatte eine verlängerte Bearbeitungs- und Reaktionszeit zur Folge. Mit der Einführung des DMS kann nun effizienter gearbeitet und kommuniziert werden.

Mit der Einführung von Docbox® hat nun jeder Mitarbeiter direkten Zugriff auf freigegebenen Ordner und Ziele. Dokumente sind viel schneller zur Hand oder können auch direkt den externen Parteien wie Vertragspartner, Eigentümern und Mietern übersandt werden. Reaktions- und Bearbeitungszeiten wurden dadurch deutlich verkürzt. Automatisierte Wiedervorlagen, Stempelungen und viele weitere Features vereinfachen die Dokumentenverarbeitung und können bei Bedarf Paketweise dazugebucht werden.

Die Einrichtung mit Technik ist mit dem Aufstellen der Geräte nicht abgeschlossen. Der Service für Wartung, Problembehebungen und anderen Herausforderungen ist ein wichtiger Faktor. Mit der Kleihues Betonbauteile GmbH & Co. KG sind wir eine langfristige Geschäftsbeziehung eingegangen.

Die Firma Kleihues Beton produziert neben dem Hauptsitz in Emsbüren auch an zwei weiteren Standorten in Bayern und Sachsen-Anhalt. Alle drei Standorte haben wir mit neuen, prozessrelevanten Geräten ausgerüstet. Der Service für alle Standorte wird zentral über AVERES in Nordhorn abgewickelt, was die Organisation und Abwicklung für unseren Kunden bedeutend erleichtert.

Unser Kunde Kleihues Betonteile fertigt in erster Linie großformatige und auftragsbezogene Betonfertigteile. Neben den üblichen Geräten, wie sie oft in Büros zu finden sind, gab es in diesem Projekt spezifische Herausforderungen. Oft müssen Kunden großformatige Pläne im Format A0 zur Dokumentation geschickt werden. Deshalb war es wichtig, dass die eingesetzten Plotter leistungsfähig und schnell ihre Arbeit verrichten. Wir haben dem Kunden einen technischen Großformat-Drucker von HP installiert, der in den täglichen Arbeitsabläufen unverzichtbar geworden ist.

Unser Serviceangebot mit regelmäßiger Wartung sorgt dafür, dass es zu keinen Arbeitsverzögerungen durch nicht funktionierende Geräten kommt.

Effektiveres Arbeiten, einfache Auffindbarkeit von Auftragsdaten und die Konzentration auf wichtige Aufgaben – das waren die Wünsche für Ihre Küche und Mehr an ihr neues Dokumentenmanagementsystem (DMS). Mit dem DMS wurden alle Informationen digitalisiert und sind jetzt auf einen Blick abrufbar. Das spart Zeit und bringt den Fokus wieder zurück auf die eigentliche Arbeit.

Als Profi für Küchen-, Bad- und Wohnzimmermöbel besteht ein Angebot bei der Ihre Küche und Mehr GmbH meist aus hunderten von Einzelprodukten mit separaten Artikelnummern. Diese wurden bisher noch in Aktenordner eingeheftet und aufbewahrt. Bei Serviceleistungen fiel es den Mitarbeitern schwer, ad hoc Informationen zu den einzelnen Produkten abzurufen. Weder für die Kunden noch für das Team war es befriedigend, sich in solchen Situationen durch mehrere Ordner wühlen zu müssen. Die investierte Zeit war dabei auch immer ein wichtiges Thema. Der Wunsch war es, Informationen schneller und digital griffbereit zu haben.

Ebenfalls war auch die Lieferüberwachung eine Herausforderung. Die Zusammenstellung einzelner Informationen wie Tag der Anlieferung, welche Produkte von welchen Lieferanten schon da sind usw., war händisch nur sehr zeitaufwändig zu schaffen. Idealerweise käme hier ein Produkt zum Einsatz, welches Kundendokumente wie Auftragsbestätigung oder Lieferschein zusammenfügt und in einem Ordner speichert. Im weiteren Prozess sollten dann auch Benachrichtigungen zu Lieferterminen und fehlenden Artikeln herausgegeben werden.

Durch das neue Dokumentenmanagementsystem von DOCBOX® ist es dem Team von Ihre Küche und Mehr möglich, auf Auftrags- und Kundeninformationen viel schneller zugreifen zu können. Durch die Suchfunktion, mit denen man nach eindeutigen Parametern wie der Kundennummer filtern kann, sind alle notwendigen Informationen schnell verfügbar. So sind beispielsweise die Auftragsbestätigungen mit den Lieferterminen auf einen Blick sichtbar. Dadurch wird im Arbeitsalltag viel unnötige Arbeit eingespart. Die Mitarbeiter können sich jetzt mehr auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und arbeiten effektiver.

Dem Wunsch nach einer automatisierten Lieferüberwachung konnten aktuell noch nicht realisiert werden, da Automatisierung und Benachrichtigung noch nicht mit dem Programm vereinbar sind. Hier stehen wir weiterhin in regem Austausch mit dem Kunden und dem Softwarehersteller, um dem Kunden zukünftig eine Lösung für diese Herausforderung in Aussicht stellen konnte.

Ein Unternehmen der Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechts- und Unternehmensberatung wird oftmals sehr klassisch wahrgenommen. Die Gestaltung der Räumlichkeiten unterscheidet sich deshalb stark von der eines Tech-Unternehmens. Bei der Gestaltung der Arbeitswelt der Grafschaft-Beratung ist der Spagat zwischen klassischem und modern-farbenfrohem Design gelungen.

Bei der Planung der neuen Büroräume von Grafschaft-Beratung war schnell klar, dass mit den Vorstellungen traditioneller Räumlichkeiten eines Steuerberaters gebrochen werden soll. Statt eines starren Designs sind innovative Arbeitswelten mit Wohlfühlatmosphäre entstanden. Die Farb- und Materialauswahl mit ihren  dezenen Highlights ist angelehnt an die Bildwelten. So sind alle Besprechungsräume nach unterschiedlichen Themen gestaltet worden.

Neben der Ästhetik wurde auch großer Wert auf die Funktionalität der Räumlichkeiten gelegt. Verschiedene diskrete Rückzugsmöglichkeiten bieten den Mitarbeitern genug Raum für konzentriertes und ruhiges Arbeiten. Gleichzeitig wurde aber auch gezielt darauf geachtet, offene Bereiche zu schaffen, die zum Austausch und Interaktion der Mitarbeiter einladen. Als Highlight ist hier die hauseigene Bibliothek mit Loungebereich zu nennen.

Die neuen Räumlichkeiten der Lebenshilfe am Stadtring 43 bestechen durch einen wohnlichen und aufgeräumten Charakter. Auf sowohl Gäste als auch Mitarbeiter wirkt das stimmige Konzept einladend. Die ergonomische Ausstattung sorgt für angenehmes Arbeiten.

Unter einem Dach vereint, sollten die Arbeitsprozesse im Neubau maßgebend sein für die Einrichtung der Arbeitsflächen. Aus den Vorgaben entstanden ist ein stimmiges Raum- und Designkonzept, das ergonomische Vorteile für alle Mitarbeiter bietet.

Im neuen Unternehmenssitz in Nordhorn Klausheide gehen alle „Vrielmänner und Vrielfrauen“ gemeinsam an die Arbeit. Gab es zuvor mehrere Standorte, so ist es für das Unternehmen eine große Erleichterung, alle an einem Standort zusammengeführt zu haben. So war es Vrielmann ein großes Anliegen, die Prozesse und Arbeitswegen in diesem Projekt zu priorisieren. Die Raumstrukturen sind an den Prozessen ausgerichtet und auch die Vorplanung der Lichtinstallationen trägt zu einer optimalen Planung von Arbeitswegen und -prozessen.

Bei der Planung und Umsetzung der Anforderungen und Wünsche des Vrielmann Teams wurde ein stimmiges Konzept für alle Mitarbeiter geschaffen. Neben einer optimal an die Prozesse und Arbeitswege angepasste Raumeinrichtung, kamen auch weitere Wünsche nicht zu kurz. Die Bürofläche mit seinem stimmigen Design ist offen gestaltet und bietet Platz für alle Mitarbeiter. Optische Highlights sind die Akustiklösungen mit individuellen Designs. Gedeckte Farben und leichte Möbel sorgen für Weite und Helligkeit in allen Räumen. Dass bei der Einrichtung des neuen Bürotrakts nicht nur an die „typischen“ Büroarbeiter gedacht wurde, zeigt der neue, großzügige Aufenthaltsraum mit Küche und die Platzierung von ergonomischen Arbeitsplätzen auch in den Produktionshallen.

Eine hochwertige Ausstattung, die hohe Aufenthaltsqualität verspricht und Kommunikation erlaubt und fördert: Das war der Wunsch der G. Büter Bauunternehmen GmbH für ihre neue Unternehmenszentrale in Ringe. Gepaart mit einem mutigen, durchdachten Design haben wir eine zukunftsfähige und flexible Arbeitswelt geschaffen.

Als Bauunternehmen stellt Firma Büter als Auftraggeber dieses Projektes hohe Anforderungen an Planung und Ausführung der Arbeiten. So entstand am Firmensitz in Ringe ein moderne und lichtdurchflutete Unternehmenszentrale, die auch im Inneren ein durchdachtes Gestaltungskonzept und Raumprogramm bietet. Anhand der Planung des Architekten wurden viele Möglichkeiten für verschiedene Arbeitsbereiche geschaffen. Neben unterschiedlichen Besprechungsräumen standen ergonomische Arbeitsplätze und Raum für einen gemeinsames Gedankenaustausch im Vordegrund. Ziel war es, ein sehr flexibles Raumprogramm so auszustatten, dass Prozesse und Strukturen jederzeit neu gedacht und räumlich angeordnet werden können.

Die führende Unternehmensgruppe der internationalen Substratindustrie mit Vertriebs- und Produktionsgesellschaften in Europa, Asien und Amerika hat am Unternehmenssitz in Geeste – Groß Hesepe eine Arbeitswelt der Zukunft geschaffen.

Die Unternehmensgruppe Klasmann-Deilmann stand vor vielfältigen Herausforderungen beim Neubau ihrer Unternehmenszentrale. Aufgrund des kontinuierlichen Wachstums bot die alte Verwaltung seit Jahren nicht mehr genügend Raum für alle Mitarbeiter. Um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden und zusätzlich 40 neue Arbeitsplätze zu schaffen, wurde ein modernes Innovation Center mit einer Projektgröße von 3.330 m² am Hauptstandort Geeste – Groß Hesepe geschaffen. „Wir haben eine Arbeitswelt geschaffen, die in die Zukunft gerichtet ist, eine Arbeitswelt, die Dialog und Transparenz ermöglicht, eine Arbeitswelt, die ein innovationsfreudiges Klima schafft“, so Moritz Böcking, Geschäftsführer der Klasmann-Deilmann GmbH. Die neue Zentrale sollte nicht nur repräsentativen Zwecken dienen, sondern auch die interne Kommunikation und die Innovationskraft des Unternehmens fördern.

Das Ziel von Klasmann-Deilmann im Zuge des Neubaus war die Schaffung einer Arbeitswelt der Zukunft. Mit seinen starken und unverwechselbaren Räumen wurde dieses Ziel im neuen Innovation Center konsequent umgesetzt. Anstatt klassischer Bürostrukturen bietet das neue Verwaltungsgebäude Open Space Bereiche und Einzelbüros für bis zu 60 MitarbeiterInnen sowie eine Academy, Konferenzräume und einen multimedialen Ausstellungsbereich. Durch viele Möglichkeiten für Dialog und Transparenz wird ein innovationsfreudiges Klima angeregt und gefördert. An „Orten der Begegnung“ kommen die Mitarbeiter zusammen und vernetzen sich. Die geistige Beweglichkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht in Wechselwirkung mit der Optik, Haptik und Akustik des Arbeitsumfeldes. Die Mitarbeiter standen also in allen Planungen der Einrichtung und Ausstattung zentral. Das Motto dabei: Innovation aus Wohlbefinden. Zufrieden Mitarbeiter fördern Kreativität und Produktivität.