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Euregio Immobilien Thorsten Deitel.
Referenz Euregio Immobilien Thorsten Deitel e.K.

Schnellere Dokumenten–
verwaltung.

Bei Euregio Immobilien gehen täglich viele Dokumente von externen Parteien ein. Um Prozesse zu verschnellern, wurde ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingerichtet, das den Ansprüchen der Immobilienverwaltung gerecht wird.

Nachhaltige Ordnerstrukturen

Zentrale Dokumentenablage.

Dokumente spielen im Arbeitsalltag von Euregio Immobilien eine große Rolle. Aufgrund einer großen Vielzahl an täglich eingehenden Dokumenten in der Hausverwaltung war es wichtig, alle Dokumente zentral und digital abzulegen. Die große Herausforderung Bestand darin, die eigene Ordnerstruktur über alle Objekte hinweg von Beginn an nachhaltig aufzubauen. Es sollte vermieden werden, dass später größere Veränderungen vorgenommen werden müssen.

Hierbei spielten viele Punkte eine große Rolle. Was darf welcher Mitarbeiter sehen und bearbeiten? Wie kann die jährliche Belegprüfung der Eigentümer einfach und strukturiert ablaufen?

Durch den kostenlosen Testzeitraum von Docbox® konnten vorab bereits einige Dinge getestet werden. Deshalb war schnell klar, dass der Einsatz des DMS auf die individuellen Anforderungen der Hausverwaltung eingegangen werden kann. Bei Bedarf kann das DMS um weitere Elemente erweitert und damit weiter individualisiert werden.

Effizienter Arbeiten

Schnelle Reaktionen.

Bisher wurde bei Euregio Immobilien mit viel Papier gearbeitet. Alle Dokumente wurden in Ordnern abgelegt. Der Zugriff von Mitarbeitern war damit eingeschränkt. Das hatte eine verlängerte Bearbeitungs- und Reaktionszeit zur Folge. Mit der Einführung des DMS kann nun effizienter gearbeitet und kommuniziert werden.

Mit der Einführung von Docbox® hat nun jeder Mitarbeiter direkten Zugriff auf freigegebenen Ordner und Ziele. Dokumente sind viel schneller zur Hand oder können auch direkt den externen Parteien wie Vertragspartner, Eigentümern und Mietern übersandt werden. Reaktions- und Bearbeitungszeiten wurden dadurch deutlich verkürzt. Automatisierte Wiedervorlagen, Stempelungen und viele weitere Features vereinfachen die Dokumentenverarbeitung und können bei Bedarf Paketweise dazugebucht werden.

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