Dokumentenmanagementsystem – weit mehr als digitale Dokumente

Immer mehr Gesetze und Vorgabe, schnellere Produktlebenszyklen, starker Wettbewerb und steigende Komplexität der IT-Anwendungen machen es schwer, den organisatorischen Überblick zu behalten und die beste Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Zwar sind in vielen Fällen die Dokumente bereits irgendwie und irgendwo digital erfasst oder vorhanden, dennoch haben Manager nicht selten das ungute Gefühl, sie könnten etwas besser, anders, effizienter gestalten.

Ich habe das Gefühl, dass ….

… unsere Prozesse unklar und nicht optimal sind.

… wir auf Kundenanfragen schneller reagieren müssten.

…. wir den gesetzlichen Bestimmungen nicht gerecht werden.

… wir oft wichtige Dokumente nicht finden oder erst nach langem Suchen.

… unsere Daten nicht wirklich sicher sind.

…. unsere Kollegen besser kooperieren könnten.

…. nicht immer klar ist, wozu manche Abläufe gut sind und ob sie gut sind.

…. unser Dokumenten-Handling zu teuer ist.

…. unklar ist, wer genau zuständig ist.

• Bestandsaufnahme
  Um zu erfahren, in welchem Zustand sich eure Dokumentensituation befindet, ist der erste Schritt eine umfassende Bestandsaufnahme. Unsere Experten kommen zu euch ins Haus und führen ausführliche Interviews mit den Abteilungsleitern und Key-Usern der Fachabteilungen. Du erhältst so Aufschluss, wie dein Unternehmen organisiert ist, was gut funktioniert, aber auch wo Hindernisse im Workflow auftreten, die Zeit und Geld kosten.
  
  
• Auswertung und Konzeption
  Auf Basis der erhobenen Daten erarbeiten unsere Experten eine optimale Dokumenten- und Workflow-Struktur für dein Unternehmen, in die alle beteiligten Abteilungen eingebunden sind. Daraufhin entwickeln wir automatisierte Prozesse, die auf eure individuellen Anforderungen abgestimmt sind und die aufgedeckten Hindernisse im Arbeitsablauf beseitigen. Wir setzen hierbei modernste DMS-Tools und Hardware-Lösungen ein, die sich bereits vielfach in der Praxis bewährt haben.
  
  
• Installation und Implementierung
  Ist die Entscheidung für eine Lösung gefallen, installieren wir die nötige Hard- und Software und binden sie reibungslos in eure bestehende IT-Infrastruktur ein. Anschließend erfolgt die Implementierung der gemeinsam festgelegten Workflow-Prozesse in allen betroffenen Abteilungen. In Mitarbeiterschulungen stellen wir die neuen Abläufe und die Arbeitsweise vor. So ist von Anfang an der Mehrwert der neuen Dokumentenmanagementsystem-Lösung für alle spürbar.

Durch reibungslose Workflows und ein automatisiertes Dokumenten-Management profitieren alle Mitarbeiter eines Unternehmens von einem DMS.

• Geschäftsführung
  Du behältst stets den Überblick über alle Abläufe und Projekte in deinem Unternehmen. Alle Informationen und Dokumente befinden sich an einem zentralen Ort. Durch die erhöhte Transparenz eurer Vorgänge bist Du in der Lage, aktiv auf aktuelle Situationen zu reagieren und zeitlich Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern

• Qualitätsmanagement
  Verfahrensanweisungen, Projekthandbücher und Funktionsbeschreibungen werden in der Dokumenten-Management-Lösungen optimal strukturiert abgelegt und wiedergefunden. Darüber hinaus unterstützt euch unser DMS während des gesamten Lebenszyklus eurer Dokumente; angefangen bei der Erstellung, Veröffentlichung und Versionierung, bis hin zur rechts- und revisionssicheren Archivierung
  
  
• Personalwesen
  Durch die Digitalisierung eurer Personaldokumente und -abläufe habt ihr jederzeit schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Egal ob Bewerbungsunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen – ihr behaltet den Überblick. Elektronische Workflows unterstützen euch bei der Bearbeitung von Dokumenten und eine individuell konfigurierbare Rechtevergabe stellt sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf ihre Personalunterlagen haben.
  
  
• Buchhaltung
  Das zentrale Dokumentenarchiv garantiert jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen befinden sich immer dort, wo sie hingehören. Der Rechnungseingangsworkflow unterstützt euch bei der Erfassung, Prüfung und Freigabe Ihrer Rechnungen. Virtuelle Stempel ermöglichen euch und den Prozessbeteiligten eine schnelle und reibungslose Kommunikation.
  
  
• Einkauf
  Ihr habt den Überblick über eure gesamte Einkaufskommunikation. Jeglicher Beleg, von der Anfrage über Bestellung und Lieferschein bis hin zur Rechnung, ist dem entsprechenden Vorgang zugeordnet. Ihr könnt somit jeden einzelnen Schritt nachvollziehen. Auf Rückfragen eurer Lieferanten könnt ihr schneller reagieren und somit die Abwicklung beschleunigen.
  
  
• Vertrieb
  Auf einen Blick erhaltet ihr alle Informationen zu euren Verkaufsvorgängen – angefangen beim Erstkontakt bis zur Auslieferung. Durch den Einsatz von mobilen Endgeräten habt ihr darüber hinaus die Möglichkeit, auch von unterwegs auf eure Daten zuzugreifen. Eure wichtigsten Unterlagen habt ihr somit jederzeit griffbereit.
  
  
• IT/EDV
  Moderne Dokumenten-Management-Lösungen lassen sich in eure bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Eine logische und einfache Benutzer- und Dokumentenverwaltung erleichtert euch dabei die Administration. Als zentrales System für alle Unternehmensinformationen und -dokumente unterstützt es euch dabei Insellösungen abzuschaffen. Euer administrativer Aufwand verringert sich und ihr erhöht die Ausfallsicherheit.