Seit 2017 setzt das Finanzamt den ordnungsgemäßen Umgang mit digitalen Belegen nach der GoBD voraus. Liegen in deinem Unternehmen alle Dokumente, Rechnungen, Aufzeichnungen, Unterlagen in elektronischer Form vor? Weißt Du auch wo?
Ein Dokumenten-Management-System (DMS) wappnet deinen Betrieb für die nächste Steuerprüfung.
Seit dem Wegfall der digitalen Signatur werden immer mehr originäre, elektronische und digitalisierte Dokumente erstellt, verschickt und empfangen – und oft irgendwo als PDF oder E-Mail gespeichert. Wenn jedoch steuerlich relevante Dokumente nicht auffindbar sind, sind Probleme bei der Betriebsprüfung vorprogrammiert. Mit einem elektronischen DMS verhinderst Du das. Es stellt sicher, dass dein Unternehmen gesetzliche und branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten wie die GoBD erfüllt. Dazu zählt die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit elektronisch abgelegter Dokumente.
Ein elektronisches DMS hilft dir, wirksame Sicherheitsstrukturen für die Dokumente in deinem Unternehmen einzurichten, sowie den Zugang zu sensiblen Informationen zu kontrollieren und effizient zu steuern. Eine rollenbasierte Zugriffsregelung soft dafür, dass nur Mitarbeiter sensible geschäftliche Dokumente lesen, bearbeiten oder exportieren können, die auch die dafür erforderlichen Benutzerrechte haben. Verschlüsselte SSL/HTTPS-Verbindungen schützen die Daten beim Zugriff von extern.
Dank der zentralen Datenhaltung eines Dokumentenmanagementsystems können die gesicherten Informationen inklusive Indexierungskriterien und Datenbanken leicht repliziert und zusätzlich außerhalb des Unternehmens gespeichert werden. So lassen sich Ausfallzeiten nach Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser vermeiden oder minimieren. Noch sicherer sind DMS-SAAS (Software as a Service) – Angebote, bei denen die Daten in hochsicheren Rechenzentren liegen.
