Das Team der Rigterink Logistik wächst und die Unternehmenszentrale in Nordhorn wurde für die Mitarbeiter der Verwaltung zu klein. In der ehemaligen Familienvilla wurden neue Büros geschaffen, die mit Optik und Funktionalität glänzen.

Die Neugestaltung eines Büros stellt verschiedene Herausforderungen dar. Erstens muss die Raumplanung optimal gestaltet werden, um sowohl Funktionalität als auch Ästhetik zu berücksichtigen. Zweitens erfordert die Auswahl der Möbel und Ausstattung eine sorgfältige Abwägung zwischen Komfort und Budget. Drittens kann die Integration moderner Technologie komplex sein, insbesondere in älteren Gebäuden. Viertens muss die Arbeitsplatzergonomie beachtet werden, um die Gesundheit und Produktivität der Mitarbeiter zu fördern. Fünftens sind eventuell notwendige bauliche Änderungen oft mit behördlichen Genehmigungen und Bauvorschriften verbunden. Sechstens müssen die unterschiedlichen Bedürfnisse und Arbeitsstile der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Schließlich ist die Minimierung der Unterbrechung des laufenden Betriebs während der Umbauphase eine erhebliche Herausforderung.

Die Neugestaltung eines Büros stellt verschiedene Herausforderungen dar. Erstens muss die Raumplanung optimal gestaltet werden, um sowohl Funktionalität als auch Ästhetik zu berücksichtigen. Zweitens erfordert die Auswahl der Möbel und Ausstattung eine sorgfältige Abwägung zwischen Komfort und Budget. Drittens kann die Integration moderner Technologie komplex sein, insbesondere in älteren Gebäuden. Viertens muss die Arbeitsplatzergonomie beachtet werden, um die Gesundheit und Produktivität der Mitarbeiter zu fördern. Fünftens sind eventuell notwendige bauliche Änderungen oft mit behördlichen Genehmigungen und Bauvorschriften verbunden. Sechstens müssen die unterschiedlichen Bedürfnisse und Arbeitsstile der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Schließlich ist die Minimierung der Unterbrechung des laufenden Betriebs während der Umbauphase eine erhebliche Herausforderung.

Im Außendienst benötigen Mitarbeiter immer wieder aktuelle Informationen aus bestimmten Geschäftsunterlagen. Die Nachfrage und Suche danach involviert im Unternehmen häufig weitere Mitarbeiter und bindet wertvolle Ressourcen. Schluss damit! ein Dokumenten-Management-System stellt Informationen schnell und überall unterwegs zur Verfügung.

Beschleunige das Auffinden und Bearbeiten geschäftswichtiger Unterlagen in Ihrem Unternehmen Ein elektronisches DMS indexiert archivierte Dokumente automatisch. In Kombination mit seiner leistungsfähigen Suchfunktion finden Mitarbeiter sekundenschnell die benötigten Informationen. Die frei gewordenen Ressourcen können für andere, kreative und produktive Aufgaben genutzt werden. Das motiviert Mitarbeiter und sie schaffen mehr in weniger Zeit.

ein elektronisches DMS ist flexibel. Vertraute papierbasierte Prozesse können Schritt für Schritt angepasst, digitalisiert und automatisiert werden. Deine Mitarbeiter können so nach und nach die Vorteile der digitalen Verarbeitung in ihren Arbeitsabläufen integreren und die gewohnten Workflows – etwa bei papierbasierten Rechnungslauf – beibehalten. So wird ein Produktivitätseinbruch durch eine abrupte umstellung vermieden.

Strategiekonzepte, Funktionsskizzen oder auch Präsentationsvorlagen – im Laufe der Zeit bearbeiten oft mehrere Mitarbeiter ein Dokument. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sogt dafür, dass das Original und einzelne bearbeitete Versionen stets verfügbar und klar unterscheidbar sind. Es protokolliert jede vorgenommene Änderung mit Datum, Zeit und Bearbeiterinformationen. da ein DMS alle Daten zeltral verwaltet, kann es autorisierten Mitarbeitern auch unterwegs aktuelle Informatinen bereitstellen. Zum Abrufen eignen sich Smartphone oder Tablet. so stellt ein Dokumentenmanagementsystem sicher, dass auch mobile Mitarbeiter effizient agieren, ohne zusätzliche Ressourcen im Unternehmen zu binden.

Nie zuvor wurden mehr Inhalte erstellt und verteilt. Wohin mit all den Daten? In welcher Form? Oft gleicht das „Dokumentenmanagement“ einem undruchdringlichen Dickicht aus undefinierten Prozessen und unklaren Zuständigkeiten. Häufige Meidenbrüche erschweren konsistente Abläufe. Schluss damit!

Ein Dokumenten-Management-System strukturiert eure Informationen und sorgt für den nötigen Durchblick.

Von der Anfrage über die Bestellung und Lieferung bis zur Rechnung: Ein DMS bringt endlich Durchblick in den Dokumenten-Dschungel. Lästiges Suchen hat ein Ende – finde sofort alle zu einem Geschäftsvorgang gehörenden Dokumente. So bleibst du stets auf dem aktuellen Stand und behältst den Überblick über alle Abläufe und Projekte in deinem Unternehmen. diese Transparenz ermöglicht es dir, aktiv zu agieren und zeitnah zu reagieren – und deine Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass alle Dokumente in digitaler Form vorliegen und ohne Medienbruch verfügbar sind. Es stellt sicher, dass berechtigte Personen – und nur diese – sofort darauf zugreifen können. Dies ermöglicht einen schnellen und reibungslosen Informationsfluss und den aufbau effizienter Prozesse. Deine Mitarbeiter können produktiv agieren – auch im Team. Statt Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verschwenden, können sie sich endlich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Eure Kunden werden es euch danken!

Ein DMS erfasst Dokumente automatisiert und archiviert sie systematisch und revisionssicher. Leistungsfähige Schrifterkennungsverfahren (OCR) machen die digitalisierten Dokumente direkt durchsuchbar. So ersetzt ein DMS nicht nur das Papier durch digitale Daten. Vielmehr verwandelt es alle in deinem Unternehmen anfallenden Dokumente in wertvolle Informationen, die jederzeit auf Knopfdruck verfügbar sind. Durch replizierende Datenhaltung auf externen Datenträgern kann das DMS diese wertvollen Informationen sogar vor Katastrophen schützen.

Seit 2017 setzt das Finanzamt den ordnungsgemäßen Umgang mit digitalen Belegen nach der GoBD voraus. Liegen in deinem Unternehmen alle Dokumente, Rechnungen, Aufzeichnungen, Unterlagen in elektronischer Form vor? Weißt Du auch wo?

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) wappnet deinen Betrieb für die nächste Steuerprüfung.

Seit dem Wegfall der digitalen Signatur werden immer mehr originäre, elektronische und digitalisierte Dokumente erstellt, verschickt und empfangen – und oft irgendwo als PDF oder E-Mail gespeichert. Wenn jedoch steuerlich relevante Dokumente nicht auffindbar sind, sind Probleme bei der Betriebsprüfung vorprogrammiert. Mit einem elektronischen DMS verhinderst Du das. Es stellt sicher, dass dein Unternehmen gesetzliche und branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten wie die GoBD erfüllt. Dazu zählt die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit elektronisch abgelegter Dokumente.

Ein elektronisches DMS hilft dir, wirksame Sicherheitsstrukturen für die Dokumente in deinem Unternehmen einzurichten, sowie den Zugang zu sensiblen Informationen zu kontrollieren und effizient zu steuern. Eine rollenbasierte Zugriffsregelung soft dafür, dass nur Mitarbeiter sensible geschäftliche Dokumente lesen, bearbeiten oder exportieren können, die auch die dafür erforderlichen Benutzerrechte haben. Verschlüsselte SSL/HTTPS-Verbindungen schützen die Daten beim Zugriff von extern.

Dank der zentralen Datenhaltung eines Dokumentenmanagementsystems können die gesicherten Informationen inklusive Indexierungskriterien und Datenbanken leicht repliziert und zusätzlich außerhalb des Unternehmens gespeichert werden. So lassen sich Ausfallzeiten nach Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser vermeiden oder minimieren. Noch sicherer sind DMS-SAAS (Software as a Service) – Angebote, bei denen die Daten in hochsicheren Rechenzentren liegen.

Immer mehr Gesetze und Vorgabe, schnellere Produktlebenszyklen, starker Wettbewerb und steigende Komplexität der IT-Anwendungen machen es schwer, den organisatorischen Überblick zu behalten und die beste Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Zwar sind in vielen Fällen die Dokumente bereits irgendwie und irgendwo digital erfasst oder vorhanden, dennoch haben Manager nicht selten das ungute Gefühl, sie könnten etwas besser, anders, effizienter gestalten.

Ich habe das Gefühl, dass ….

… unsere Prozesse unklar und nicht optimal sind.

… wir auf Kundenanfragen schneller reagieren müssten.

…. wir den gesetzlichen Bestimmungen nicht gerecht werden.

… wir oft wichtige Dokumente nicht finden oder erst nach langem Suchen.

… unsere Daten nicht wirklich sicher sind.

…. unsere Kollegen besser kooperieren könnten.

…. nicht immer klar ist, wozu manche Abläufe gut sind und ob sie gut sind.

…. unser Dokumenten-Handling zu teuer ist.

…. unklar ist, wer genau zuständig ist.

• Bestandsaufnahme
  Um zu erfahren, in welchem Zustand sich eure Dokumentensituation befindet, ist der erste Schritt eine umfassende Bestandsaufnahme. Unsere Experten kommen zu euch ins Haus und führen ausführliche Interviews mit den Abteilungsleitern und Key-Usern der Fachabteilungen. Du erhältst so Aufschluss, wie dein Unternehmen organisiert ist, was gut funktioniert, aber auch wo Hindernisse im Workflow auftreten, die Zeit und Geld kosten.
• Auswertung und Konzeption
  Auf Basis der erhobenen Daten erarbeiten unsere Experten eine optimale Dokumenten- und Workflow-Struktur für dein Unternehmen, in die alle beteiligten Abteilungen eingebunden sind. Daraufhin entwickeln wir automatisierte Prozesse, die auf eure individuellen Anforderungen abgestimmt sind und die aufgedeckten Hindernisse im Arbeitsablauf beseitigen. Wir setzen hierbei modernste DMS-Tools und Hardware-Lösungen ein, die sich bereits vielfach in der Praxis bewährt haben.
• Installation und Implementierung
  Ist die Entscheidung für eine Lösung gefallen, installieren wir die nötige Hard- und Software und binden sie reibungslos in eure bestehende IT-Infrastruktur ein. Anschließend erfolgt die Implementierung der gemeinsam festgelegten Workflow-Prozesse in allen betroffenen Abteilungen. In Mitarbeiterschulungen stellen wir die neuen Abläufe und die Arbeitsweise vor. So ist von Anfang an der Mehrwert der neuen Dokumentenmanagementsystem-Lösung für alle spürbar.

Durch reibungslose Workflows und ein automatisiertes Dokumenten-Management profitieren alle Mitarbeiter eines Unternehmens von einem DMS.

• Geschäftsführung
  Du behältst stets den Überblick über alle Abläufe und Projekte in deinem Unternehmen. Alle Informationen und Dokumente befinden sich an einem zentralen Ort. Durch die erhöhte Transparenz eurer Vorgänge bist Du in der Lage, aktiv auf aktuelle Situationen zu reagieren und zeitlich Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern

• Qualitätsmanagement
  Verfahrensanweisungen, Projekthandbücher und Funktionsbeschreibungen werden in der Dokumenten-Management-Lösungen optimal strukturiert abgelegt und wiedergefunden. Darüber hinaus unterstützt euch unser DMS während des gesamten Lebenszyklus eurer Dokumente; angefangen bei der Erstellung, Veröffentlichung und Versionierung, bis hin zur rechts- und revisionssicheren Archivierung
• Personalwesen
  Durch die Digitalisierung eurer Personaldokumente und -abläufe habt ihr jederzeit schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Egal ob Bewerbungsunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen – ihr behaltet den Überblick. Elektronische Workflows unterstützen euch bei der Bearbeitung von Dokumenten und eine individuell konfigurierbare Rechtevergabe stellt sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf ihre Personalunterlagen haben.
• Buchhaltung
  Das zentrale Dokumentenarchiv garantiert jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen befinden sich immer dort, wo sie hingehören. Der Rechnungseingangsworkflow unterstützt euch bei der Erfassung, Prüfung und Freigabe Ihrer Rechnungen. Virtuelle Stempel ermöglichen euch und den Prozessbeteiligten eine schnelle und reibungslose Kommunikation.
• Einkauf
  Ihr habt den Überblick über eure gesamte Einkaufskommunikation. Jeglicher Beleg, von der Anfrage über Bestellung und Lieferschein bis hin zur Rechnung, ist dem entsprechenden Vorgang zugeordnet. Ihr könnt somit jeden einzelnen Schritt nachvollziehen. Auf Rückfragen eurer Lieferanten könnt ihr schneller reagieren und somit die Abwicklung beschleunigen.
• Vertrieb
  Auf einen Blick erhaltet ihr alle Informationen zu euren Verkaufsvorgängen – angefangen beim Erstkontakt bis zur Auslieferung. Durch den Einsatz von mobilen Endgeräten habt ihr darüber hinaus die Möglichkeit, auch von unterwegs auf eure Daten zuzugreifen. Eure wichtigsten Unterlagen habt ihr somit jederzeit griffbereit.
• IT/EDV
  Moderne Dokumenten-Management-Lösungen lassen sich in eure bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Eine logische und einfache Benutzer- und Dokumentenverwaltung erleichtert euch dabei die Administration. Als zentrales System für alle Unternehmensinformationen und -dokumente unterstützt es euch dabei Insellösungen abzuschaffen. Euer administrativer Aufwand verringert sich und ihr erhöht die Ausfallsicherheit.

Bei Euregio Immobilien gehen täglich viele Dokumente von externen Parteien ein. Um Prozesse zu verschnellern, wurde ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingerichtet, das den Ansprüchen der Immobilienverwaltung gerecht wird.

Dokumente spielen im Arbeitsalltag von Euregio Immobilien eine große Rolle. Aufgrund einer großen Vielzahl an täglich eingehenden Dokumenten in der Hausverwaltung war es wichtig, alle Dokumente zentral und digital abzulegen. Die große Herausforderung Bestand darin, die eigene Ordnerstruktur über alle Objekte hinweg von Beginn an nachhaltig aufzubauen. Es sollte vermieden werden, dass später größere Veränderungen vorgenommen werden müssen.

Hierbei spielten viele Punkte eine große Rolle. Was darf welcher Mitarbeiter sehen und bearbeiten? Wie kann die jährliche Belegprüfung der Eigentümer einfach und strukturiert ablaufen?

Durch den kostenlosen Testzeitraum von Docbox® konnten vorab bereits einige Dinge getestet werden. Deshalb war schnell klar, dass der Einsatz des DMS auf die individuellen Anforderungen der Hausverwaltung eingegangen werden kann. Bei Bedarf kann das DMS um weitere Elemente erweitert und damit weiter individualisiert werden.

Bisher wurde bei Euregio Immobilien mit viel Papier gearbeitet. Alle Dokumente wurden in Ordnern abgelegt. Der Zugriff von Mitarbeitern war damit eingeschränkt. Das hatte eine verlängerte Bearbeitungs- und Reaktionszeit zur Folge. Mit der Einführung des DMS kann nun effizienter gearbeitet und kommuniziert werden.

Mit der Einführung von Docbox® hat nun jeder Mitarbeiter direkten Zugriff auf freigegebenen Ordner und Ziele. Dokumente sind viel schneller zur Hand oder können auch direkt den externen Parteien wie Vertragspartner, Eigentümern und Mietern übersandt werden. Reaktions- und Bearbeitungszeiten wurden dadurch deutlich verkürzt. Automatisierte Wiedervorlagen, Stempelungen und viele weitere Features vereinfachen die Dokumentenverarbeitung und können bei Bedarf Paketweise dazugebucht werden.

Die Einrichtung mit Technik ist mit dem Aufstellen der Geräte nicht abgeschlossen. Der Service für Wartung, Problembehebungen und anderen Herausforderungen ist ein wichtiger Faktor. Mit der Kleihues Betonbauteile GmbH & Co. KG sind wir eine langfristige Geschäftsbeziehung eingegangen.

Die Firma Kleihues Beton produziert neben dem Hauptsitz in Emsbüren auch an zwei weiteren Standorten in Bayern und Sachsen-Anhalt. Alle drei Standorte haben wir mit neuen, prozessrelevanten Geräten ausgerüstet. Der Service für alle Standorte wird zentral über AVERES in Nordhorn abgewickelt, was die Organisation und Abwicklung für unseren Kunden bedeutend erleichtert.

Unser Kunde Kleihues Betonteile fertigt in erster Linie großformatige und auftragsbezogene Betonfertigteile. Neben den üblichen Geräten, wie sie oft in Büros zu finden sind, gab es in diesem Projekt spezifische Herausforderungen. Oft müssen Kunden großformatige Pläne im Format A0 zur Dokumentation geschickt werden. Deshalb war es wichtig, dass die eingesetzten Plotter leistungsfähig und schnell ihre Arbeit verrichten. Wir haben dem Kunden einen technischen Großformat-Drucker von HP installiert, der in den täglichen Arbeitsabläufen unverzichtbar geworden ist.

Unser Serviceangebot mit regelmäßiger Wartung sorgt dafür, dass es zu keinen Arbeitsverzögerungen durch nicht funktionierende Geräten kommt.

Effektiveres Arbeiten, einfache Auffindbarkeit von Auftragsdaten und die Konzentration auf wichtige Aufgaben – das waren die Wünsche für Ihre Küche und Mehr an ihr neues Dokumentenmanagementsystem (DMS). Mit dem DMS wurden alle Informationen digitalisiert und sind jetzt auf einen Blick abrufbar. Das spart Zeit und bringt den Fokus wieder zurück auf die eigentliche Arbeit.

Als Profi für Küchen-, Bad- und Wohnzimmermöbel besteht ein Angebot bei der Ihre Küche und Mehr GmbH meist aus hunderten von Einzelprodukten mit separaten Artikelnummern. Diese wurden bisher noch in Aktenordner eingeheftet und aufbewahrt. Bei Serviceleistungen fiel es den Mitarbeitern schwer, ad hoc Informationen zu den einzelnen Produkten abzurufen. Weder für die Kunden noch für das Team war es befriedigend, sich in solchen Situationen durch mehrere Ordner wühlen zu müssen. Die investierte Zeit war dabei auch immer ein wichtiges Thema. Der Wunsch war es, Informationen schneller und digital griffbereit zu haben.

Ebenfalls war auch die Lieferüberwachung eine Herausforderung. Die Zusammenstellung einzelner Informationen wie Tag der Anlieferung, welche Produkte von welchen Lieferanten schon da sind usw., war händisch nur sehr zeitaufwändig zu schaffen. Idealerweise käme hier ein Produkt zum Einsatz, welches Kundendokumente wie Auftragsbestätigung oder Lieferschein zusammenfügt und in einem Ordner speichert. Im weiteren Prozess sollten dann auch Benachrichtigungen zu Lieferterminen und fehlenden Artikeln herausgegeben werden.

Durch das neue Dokumentenmanagementsystem von DOCBOX® ist es dem Team von Ihre Küche und Mehr möglich, auf Auftrags- und Kundeninformationen viel schneller zugreifen zu können. Durch die Suchfunktion, mit denen man nach eindeutigen Parametern wie der Kundennummer filtern kann, sind alle notwendigen Informationen schnell verfügbar. So sind beispielsweise die Auftragsbestätigungen mit den Lieferterminen auf einen Blick sichtbar. Dadurch wird im Arbeitsalltag viel unnötige Arbeit eingespart. Die Mitarbeiter können sich jetzt mehr auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und arbeiten effektiver.

Dem Wunsch nach einer automatisierten Lieferüberwachung konnten aktuell noch nicht realisiert werden, da Automatisierung und Benachrichtigung noch nicht mit dem Programm vereinbar sind. Hier stehen wir weiterhin in regem Austausch mit dem Kunden und dem Softwarehersteller, um dem Kunden zukünftig eine Lösung für diese Herausforderung in Aussicht stellen konnte.

Ein Unternehmen der Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechts- und Unternehmensberatung wird oftmals sehr klassisch wahrgenommen. Die Gestaltung der Räumlichkeiten unterscheidet sich deshalb stark von der eines Tech-Unternehmens. Bei der Gestaltung der Arbeitswelt der Grafschaft-Beratung ist der Spagat zwischen klassischem und modern-farbenfrohem Design gelungen.

Bei der Planung der neuen Büroräume von Grafschaft-Beratung war schnell klar, dass mit den Vorstellungen traditioneller Räumlichkeiten eines Steuerberaters gebrochen werden soll. Statt eines starren Designs sind innovative Arbeitswelten mit Wohlfühlatmosphäre entstanden. Die Farb- und Materialauswahl mit ihren  dezenen Highlights ist angelehnt an die Bildwelten. So sind alle Besprechungsräume nach unterschiedlichen Themen gestaltet worden.

Neben der Ästhetik wurde auch großer Wert auf die Funktionalität der Räumlichkeiten gelegt. Verschiedene diskrete Rückzugsmöglichkeiten bieten den Mitarbeitern genug Raum für konzentriertes und ruhiges Arbeiten. Gleichzeitig wurde aber auch gezielt darauf geachtet, offene Bereiche zu schaffen, die zum Austausch und Interaktion der Mitarbeiter einladen. Als Highlight ist hier die hauseigene Bibliothek mit Loungebereich zu nennen.

Die neuen Räumlichkeiten der Lebenshilfe am Stadtring 43 bestechen durch einen wohnlichen und aufgeräumten Charakter. Auf sowohl Gäste als auch Mitarbeiter wirkt das stimmige Konzept einladend. Die ergonomische Ausstattung sorgt für angenehmes Arbeiten.